Si en el edificio estáis pensando en cambiar de administrador de fincas, presta atención. Estos son los pasos y las responsabilidades a tener en cuenta a la hora de hacerlo.
Cambio de administrador: pasos principales
El administrador de fincas es quien se encarga de la gestión de una comunidad de propietarios y esto, en muchas ocasiones, puede ser complejo. Si en vuestro edificio se han producido problemas de comunicación, falta de transparencia en las cuentas o ha habido servicios que no se han gestionado correctamente, es fácil que estéis pensando en cambiar de administrador. Para ello, es clave tener en cuenta estos aspectos.
Revisar el contrato vigente
Antes de nada, será fundamental que reviséis el contrato vigente. Esto es así porque puede haber cláusulas sobre plazos de rescisión del mismo o condiciones específicas que se deben cumplir para no incurrir en incumplimiento.
Convocar una junta extraordinaria
Una vez revisado el documento contractual, se deberá convocar una junta de propietarios. Podrá ser extraordinaria, tratando tan solo este tema, o incluirse como uno de los puntos. Una junta podrá ser convocada o por el presidente de la comunidad o por un grupo de propietarios que supongan, al menos, el 25% de las cuotas de participación del conjunto del edificio.
Votación sobre el cese del administrador
Para poder cesar al administrador de fincas se requiere una mayoría simple. Si se lleva esto a junta, lo recomendable es también acompañarlo de propuestas de administradores alternativos antes para que no se dé un vacío en la gestión o garantizar que la votación sale adelante.
Cambio de administrador: requisitos legales
El cambio de administrador de fincas es algo que viene regulado en la Ley de Propiedad Horizontal y resulta fundamental cumplir con todos los requisitos legales a la hora de hacer esta transición.
Cambio por causa justa y debida notificación
Si la comunidad decide rescindir el contrato del administrador, es clave que sea por una causa justificada. Aquí se enmarcan situaciones como una mala gestión financiera, falta de transparencia o incumplimiento de las obligaciones del administrador.
En el caso de que no se pueda probar que ha habido una causa justa, el administrador podría tener derecho a recibir a una indemnización. De ahí que sea fundamental revisar las cláusulas del contrato sobre qué pasaría si se da una rescisión anticipada. Del mismo modo, resulta clave contar con asesoramiento legal para gestionar la notificación correctamente en tiempo y forma.
Cumplimiento normativo
Verificar que durante todo el proceso se cumple con las normas es fundamental para evitar posibles problemas posteriormente. Además, también resulta clave comprobar que el nuevo administrador está colegiado como administrador de fincas y cumple de conformidad con la Ley de Protección de Datos (GDPR). Solo a través de estos aspectos se podrá garantizar una gestión legal y efectiva con la nueva elección.
Elementos fundamentales del acta de la junta
Con la decisión ya tomada, es importante redactar correctamente el acta de la junta. Aquí se deben incluir aspectos como la persona que ha convocado la reunión, el resultado de la votación y los acuerdos a los que se ha llegado. Tendrá que estar firmada por el presidente de la comunidad y el secretario. El documento resultante servirá como notificación oficial al administrador saliente de su situación.
Plazo de entrega de la documentación
Tras recibir el aviso, el administrador saliente tendrá un plazo de 30 días desde la recepción de la notificación para entregar toda la documentación relacionada con la gestión de la comunidad. En el supuesto de que el administrador se niegue a entregar esta documentación, la comunidad tendrá capacidad para tomar medidas legales.